隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。近年來辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以光盤、磁帶、硬磁盤等為載體的檔案。檔案信息利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合、系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)"去粗取精，去偽存真"的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，檔案信息利用者才能獲得更為完善的服務(wù)。我國(guó)檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)可追溯到70年代，經(jīng)過不斷地探索、實(shí)踐、創(chuàng)新，使檔案信息電子化的應(yīng)用水平逐步提高。檔案信息電子化建設(shè)作為國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分勢(shì)在必行，在信息技術(shù)日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應(yīng)用水平，是十分必要的。

一、檔案信息電子化的特點(diǎn)

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案，縮微膠片影像，錄音、錄像資料等）為主要物質(zhì)對(duì)象，利用計(jì)算機(jī)及其它設(shè)備對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，然后再結(jié)合這些電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的電子科學(xué)技術(shù)，對(duì)電子檔案文件級(jí)的管理，從而實(shí)現(xiàn)安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)生活提供安全、真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息管理模式。其特點(diǎn)有：

1、充分發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，大大提高利用效率。

目前，大多數(shù)檔案部門都開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎(chǔ)硬件配置以及技術(shù)條件日益成熟，計(jì)算機(jī)已得到廣泛的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又進(jìn)一步波及到了文件檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞過程和利用方式。一些新技術(shù)，如語(yǔ)音識(shí)別、文字掃描模式識(shí)別、超文本和超媒體信息處理等方面的應(yīng)用已逐步進(jìn)入實(shí)用領(lǐng)域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。

2、有效縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，明顯提高檔案信息的時(shí)效性。

過去手工信息加工的工作模式就是一種"慢工出細(xì)活"的工作方式，從文件資料形成到開發(fā)"二次文獻(xiàn)信息"時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)繁重，容易造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用價(jià)值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機(jī)讀形式的檔案，充分利用計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現(xiàn)二次文獻(xiàn)。

3、檔案信息電子化可一次投入，多次產(chǎn)出。

利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)多次的呈現(xiàn)，省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)。我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，特別是各單位局域網(wǎng)的建成和使用，為各單位的檔案計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了良好的條件，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能與各單位各部門相聯(lián)，公布面廣，使一次投入的檔案資料得到充分的共享利用。

二、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1、目前的檔案應(yīng)用軟件缺乏通用性

檔案部門使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不統(tǒng)一，開發(fā)的檔案管理軟件種類繁多，軟件不能互相兼容，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互相調(diào)動(dòng)檔案信息，就不能完全利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息管理工作，不能快捷地呈現(xiàn)信息編輯結(jié)果，從而制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)兼容性差

在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式還處在各行其是，層次不一的階段上，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3、標(biāo)準(zhǔn)化工作有待提高

面對(duì)越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤形式，"手寫版"的檔案整理、分類方法及相關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)；同時(shí)檔案信息化工作尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各類檔案的著錄細(xì)則相互兼容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件之間的數(shù)據(jù)移植性較差，往往僅著眼于某一個(gè)單位或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、電子文件原始性和真實(shí)性的保護(hù)不足

在電子文件的形成、處理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中，信息都有被更改、丟失的現(xiàn)象，因此必須擁有完善的信息安全技術(shù)手段和建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理措施，保護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患。

5、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的管理人才，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中能勝任檔案管理、信息處理的復(fù)合型人才就更奇缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平較低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮其作用，就更談不上檔案信息電子化了。

三、大力推進(jìn)檔案信息電子化的策略

1、慎重選擇技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征，對(duì)檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要，應(yīng)從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應(yīng)當(dāng)代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件，其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作緊密結(jié)合，同時(shí)利用軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動(dòng)轉(zhuǎn)換功能，即通過應(yīng)用軟件化繁為簡(jiǎn)，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等，通過軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)化到國(guó)際、國(guó)內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上來，從而最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

2、加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息電子化的運(yùn)用體現(xiàn)在檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息電子化，必須進(jìn)行科學(xué)、合理、長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。國(guó)家檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，以保證電子文件向檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的平滑移交，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即可在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行資源共享，從而有效地避免大量的重復(fù)勞動(dòng)，及日后數(shù)據(jù)匯集的冗余、重復(fù)現(xiàn)象。

3、高度重視人才管理

推進(jìn)檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息電子化工作的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響檔案信息電子化水平的提高。檔案從業(yè)人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，就必須采取積極的措施，從思想上給予充分的重視，有計(jì)劃地組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使自身?yè)碛袕V博的知識(shí)素養(yǎng)和政治素養(yǎng)，以適應(yīng)實(shí)際工作的需要。可以肯定的是，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。